Wat zegt de wet?

Er zijn geen specifieke bepalingen over de Europese Horizon Europe subsidies terug te vinden
in het Belgische Wetboek van Inkomstenbelastingen. Dit in tegenstelling tot bv. landbouwsubsidies, vrijgestelde gewestelijke steunmaatregelen of tewerkstellingssubsidies die wel onder een apart fiscaal regime vallen [WIB 1992, artikels 193bis en 193ter].

We vallen dus terug op de algemene principes omtrent de fiscale behandeling van “door de overheid toegekende subsidies aan ondernemingen”. In het geval van Horizon Europe gaat het over een exploitatiesubsidie, m.a.w. een subsidie die niet afhankelijk is van een investering in vaste activa.

Niet belastingvrij, slechts beperkt effect

Artikel 95 KB W. Venn. bepaalt dat kapitaalsubsidies die niet afhankelijk zijn van een investering in vaste activa worden geboekt als bedrijfsopbrengsten of financiële opbrengsten in de resultatenrekening. Dit betekent dat de subsidie integraal deel uitmaakt van de belastbare opbrengsten van de vennootschap waaraan de subsidie werd toegekend.

Let wel, er wordt pas (vennootschaps)belasting betaald als er winst gemaakt wordt. Een opbrengst an sich is niet belastbaar. En omdat Horizon Europe subsidies eigenlijk dienen om projectkosten te dekken (voor 70% of 100%), staat er dus steeds een kost tegenover. Daardoor zou een Horizon Europe subsidie dus geen effect mogen hebben op de winst, en dus ook niet op de belasting die u hierop betaalt.

Uiteraard kan het wel zijn dat, doordat een deel van de (onderzoeks)activiteiten nu in een gefinancierd project gestoken worden, er (centraal) minder kosten voor onderzoek gemaakt worden. En dat daardoor de winst van het bedrijf stijgt, en dus ook de belasting erop. Maar dat is een andere nuance...

Hoe en wanneer inboeken?

Voor het tijdstip van belastbaarheid dienen we het boekhoudrecht te bekijken, daar er geen specifieke bepalingen in het fiscaal wetboek voorzien zijn. In een advies [CBN 2011/13 d.d. 04/05/2011] beschrijft de Commissie voor Boekhoudkundige Normen de werkwijze: een subsidie moet ingeschreven worden op het ogenblik waarop het recht van de onderneming op deze subsidie komt vast te staan en de subsidie redelijkerwijze gewaardeerd kan worden, en dus niet op bv. de datum van de effectieve uitbetaling.

Voor Horizon Europe subsidies boekt u de subsidie dus best op het moment van de formele toekenning, op datum van de ondertekening van de Grant Agreement door de projectcoördinator en de Europese Commissie.

Op dat moment wordt echter enkel de maximale subsidie vastgelegd (zijnde 70% of 100% van de goedgekeurde begroting + 25% overhead). Er moeten nu eerst kosten gemaakt worden (de uitvoering van het project), en worden afgerekend, om te beoordelen wat het werkelijke subsidiebedrag zal zijn. Voor uw boekhouding [CBN, zie ook het BIBF rekeningstelsel] heeft dit heeft als gevolg dat bij toekenning het subsidiebedrag eerst op de balans moet worden vermeld onder balanspost 48x xxx, (potentieel terug te vorderen subsidie).

Pas als de kosten gemaakt zijn, kan deze post tegen geboekt worden, bv. op rekening 740 (bedrijfssubsidies en compenserende bedragen) van uw resultatenrekening. Het is deze dynamiek die ervoor zorgt dat de subsidie in de praktijk geen tot slechts een klein effect zal hebben op uw winst.

Bij een Horizon Europe tegemoetkoming staan er steeds kosten tegenover de subsidie; het gaat dus niet over een subsidie voor een afschrijfbare materie, vandaar dat deze link tussen de kost en subsidie moet worden gemaakt. De rekening 150 (kapitaalsubsidie) mag hier niet gebruikt worden, aangezien dit enkel gebruikt wordt voor kapitaalsubsidies toegekend voor (afschrijfbare) investeringen in materiële vaste activa.

Staatssteun? De-minimis?

De subsidies van Horizon Europe vallen niet onder de staatssteun (state-aid) regeling, noch onder de de-minimis regeling. Daardoor moeten ze beschouwd worden als financiële inkomsten en zijn ze fiscaal te behandelen zoals hierboven beschreven.

Dit kan o.a. ook teruggevonden worden in de EC Communication nr. 2015/C 198/014 [On the framework for State aid for research and development and innovation], waar onder punt 9 staat dat “Union funding centrally managed by the institutions, agencies, joint undertakings or other bodies of the Union that is not directly or indirectly under the control of Member States does not constitute State aid.”

Opgelet, in het uitzonderlijke geval wanneer er cofinanciering is vanuit een lidstaat/regio, dan kan de de staatssteunregelgeving toch weer gelden. Informeer u in dat geval over de specifieke impact.

Wat met de BTW?

Horizon Europe steun is een (exploitatie)subsidie en dus vrij van BTW. De subsidie wordt gebruikt om (een deel van de) kosten - werkelijke kosten, dus exclusief BTW - te betalen. BTW, voor BTW-plichtige organisaties, is nooit een eligible cost (noch income). Dit betekent dat alle gerapporteerde bedragen (kosten, inkomsten) steeds zonder BTW moeten zijn. Of anders gezegd: terugvorderbare BTW wordt niet aanvaard als kost.

Niet-terugvorderbare BTW wordt wel aanvaard als kost. Als een organisatie verhinderd is om de BTW terug te vorderen (door het regime waarvoor het koos, of andere redenen), mag dit als een kost ingegeven worden. Let wel, er is een belangrijke nuance tussen niet-terugvorderbare (non-deductible) en niet-teruggevorderde (non-deducted) BTW. Een typisch voorbeeld van dat laatste is de BTW op een buitenlandse (bv. Turkije of China of zelfs een andere EU-lidstaat) factuur. Soms wordt ervoor geopteerd om de BTW mee te nemen als een kost in de boekhouding (wat perfect kan), eerder dan de moeite te doen om dit terug te vorderen via de BTW-aangifte. Dit is evenwel terugvorderbaar (maar u kiest ervoor het niet te doen), waardoor het geen eligible cost is.

Inkomsten vs cash-flow

Inkomsten mogen niet verward worden met de feitelijke cash-flow. De subsidie wordt in haar volledigheid toegewezen, maar nog niet uitbetaald, vóór de start van het project. De finale afrekening gebeurt aan het einde van het project, wanneer alle kosten gerapporteerd en geverifieerd zijn.

Om de impact van het project op uw cash-flow te minimaliseren, wordt in de praktijk gewerkt met vooruitbetalingen (interim payments) op het totale subsidiebedrag. Praktisch gezien kan u rekenen op een voorschot bij de start van het project, en nadien volgt jaarlijks een verder voorschot. De berekening van de grootte van de voorschotten is gecompliceerd en hangt af van verschillende factoren. Maar ruwweg komt het erop neer dat voor een driejarig project 3 voorschotten van ongeveer 30% bij aanvang van elk projectjaar zullen uitbetaald worden. Bij de finale afrekening, na het projecteinde, zal het resterende bedrag uitbetaald worden. Uiteraard gaan we ervan uit dat er genoeg aanvaardbare kosten gemaakt zijn, anders zal het subsidiebedrag uiteraard verlaagd worden.

De voorschotten zullen uw cash-flow enigszins in balans houden, maar houd er toch rekening mee dat er nog altijd periodes met een negatieve cash-flow zullen zijn, in het bijzonder de maanden net voor en net na een projectjaar.

TIP Indien gewenst, kan uw NCP een high-level inschatting maken van de cash-flow gerelateerd aan uw gesteund Horizon Europe project maken. Contacteer ons hiervoor.

Fictief voorbeeld: klein, kort project

We bekijken de steun aan een project van 18 maand dat gesteund is als een Innovation Action (IA), dus de steun bedraagt 70% van de (goedgekeurde) begroting. We gaan uit van een maandelijkse personeelskost van 5000 EUR en 20 000 euro directe (dus projectgerelateerde) kosten per jaar. De projectkost is dus 120 000 EUR, waar nog 25% overhead (voor indirecte kosten) mag bijgeteld worden, waardoor de totale begroting 150 000 EUR wordt. De steun is 105 000 EUR (=70%).

Kosten/opbrengsten

Op het moment van de ondertekening van de Grant Agreement (01.07.2016) boekt u 105 000 EUR op rekening 48X XXX. De start van uw project is voorzien op 01.10.2016 en de projectduur is 18 maand. We gaan uit van een evenredige verdeling van de aantoonbare kosten – dit betekent in 2016 voor 25 kEUR aan kosten (3 maand), in 2017 voor 100 kEUR aan kosten (12 maand) en in 2018 de resterende 25 kEUR kosten.

In 2016 boekt u dan 17 500 EUR (3/18 van de steun) over naar rekening 740. In 2017 boekt u 70 000 EUR (12/18) en in 2018 de resterende 17 500 EUR over.

Uw eigen aandeel in de projectkosten bedraagt respectievelijk 7 500 EUR, 30 000 EUR en 7 500 EUR (30% van de totale begroting).

Cash-flow

U ontvangt jaarlijks een voorschot op de steun. Concreet betekent dit bij de start 50 kEUR, dan 12 tot 14 maand later het volgende voorschot van 28 kEUR en 3 tot 6 maand na het projecteinde de resterende 27 dzEUR. Let op, hier rekent men dus in projectjaren.

Impact op belastingen

U heeft een project van 150 000 kEUR uitgevoerd en hiervoor 105 000 EUR steun gekregen. U zit dus met een netto kost (financieel verlies) van 45 000 EUR, wat onder het gewoon tarief van de vennootschapsbelasting (33,99%) leidt tot een korting van bijna 15 300 EUR. De werkelijke eigen kost voor het uitvoeren van het project is dus gedaald tot 30 000 EUR.

Return on investment

Dit is uiteraard niet zomaar te kwantificeren en monetariseren, maar u heeft als het ware een rendement van 500% (investering van 30 kEUR, project ter waarde van 150 kEUR) behaald. En belangrijker: u heeft onderzoek en ontwikkeling verricht, waarvan de resultaten – eenmaal gecommercialiseerd – u nog een veelvoud hiervan kunnen opbrengen.

Met dank aan Herman De Cnijf (Fiscale Hogeschool Brussel) voor het gewaardeerde advies.